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絶対失敗したくない人のためのレセプションパーティのススメ!2019.7.30

絶対失敗したくない人のためのレセプションパーティのススメ!

突然ですが、いきなり上司に社外の人を呼んでレセプションパーティを企画してと頼まれたら、あなたならどうしますか?新商品や新店舗のお披露目のため、あるいは会社の周年記念式典のためなど、社内外関わらず大勢の人たちを招いてパーティをすることに。そんな大規模なイベントを任されたものの、一体どうすればよいか分からないですよね。しかし、ゲストからすればその会社の印象をも左右するかもしれない一大イベント、不安などからくるプレッシャーも大きなものかと思います。
そんな方のために、

  • ◇事前準備はどうすればよいか?
    ◇当日の進行はどうすればよいか?
    ◇ゲストに満足してもらうにはどうすればよいか?

などなど、よくある疑問をここで一緒に解決していきましょう!

まずは、レセプションパーティって?

 

ゲスト側から見ても、招待されるがままに参加してしまうことが多い〝レセプションパーティ〟。
なんとなく、綺麗な会場にフォーマルな格好をして参加する公的な社交場といったような認識を持っていたとしても、いざ主催者側になってみれば〝いったい何のため?〟という疑問を抱くこともあるかと思います。改めて何のためのパーティなのか、をおさらいしておきましょう。

「レセプション」とは、日本語で〝受け取る〟や〝招き、歓迎する〟などの意味があり、レセプションパーティとは歓迎会や交流会のことを指すことが一般的です。これがビジネスシーンにおいては、会社のなにか記念とするタイミングなどで顧客や投資家の方々を招いて感謝と今後のご挨拶を兼ねた親睦会を目的をしているケースが多いです。また、顧客の中でも特に上客とされる得意先様などを多く招待することから、企業アピールのチャンスの場として捉えることも多く、表向きは日頃の感謝としてですが、本来の目的としては、レセプションパーティを新商品・新事業・新サービスの発表の場とし、今後のビジネスに繋げていくことが狙いであることが多いでしょう。

さあ!レセプションパーティに向けた準備を始めましょう。

さて、レセプションパーティとは?を改めて確認できたので、次はいざ本番に向けた準備にとりかかりましょう。
さまざまな不明や疑問があるかと思いますが、これは外せないというポイントと、ちょっとしたアドバイスをご紹介いたします。

会場選びが最も重要!!

レセプションパーティだけに限らずとも、さまざまなパーティにおいて必ず決めなければいけない事項は共通します。招待客の選定、参加人数の確認、開催日の調整、会場の確保、料理や飲み物の手配などなど…。この中でもっとも素早く行わなければいけないのが、会場の確保です。参加人数はおおよそが決まっていれば規模が分かるので、細かい人数調整は日程が近づかないと不透明な要素が多いかと思います。会場は人気の場所から次々と埋まっていってしまうので早い段階で手配に動かなければなりません。会場次第で、当日の雰囲気を左右してしまうので慎重にかつ迅速に選定を行いましょう。後回しにしていたせいで、ほとんど埋まってしまってめぼしいところが見つからないという事態は実はよくあることです。ここで少しだけ会場探しに重要なポイントを6つご紹介します。

①まずはイベントの主旨を再確認

はじめにイベント開催の主旨を今一度確認しておきましょう。たとえば仕事を進める上でも同じく、なにかまずゴールを明確にした上で物事を進めていくことで、判断基準が明確になるので、選択肢が複数あるようなシーンにおいて比較的判断が付きやすくなるかと思います。会場探しも同じで、どんなパーティにしたいのか・目的は何なのかをしっかりとイメージできていれば素早く進めていけると思います。

②開催日時・参加人数の確認

開催日時はなかなか担当者レベルで決めることはできないと思いますが、忘年会シーズンや決算報告会のシーズンなど繁忙期には会場が予約でいっぱいということも多々あります。日時とおおよその参加人数が把握して、候補日をいくつか挙げることができれば会場の絞り込みを始めていきましょう。

③会場の立地を考えよう

会社によって、希望する地域・最寄駅・移動手段などさまざまです。数社招待する場合は、それぞれが行きやすい地域がどのあたりかを確認していくつか候補をたてましょう。条件がピンポイントであればあるほど、候補地が少なくなるので、あまり固く考えないようにしましょう。

④予算

イベントでは、食事や飲み物の用意、またなにかパフォーマンスを用意しているのであれば機材や準備物にも費用はかかります。会場代に予算のすべてを投入することはできないので、あらかじめ予算を振り分けておいて、その予算内で探すようにしましょう。

⑤料理スタイル

立食あるいは着席タイプのどちらで用意するかを決めておきましょう。着席するタイプであれば、人数分のテーブルと椅子の用意がいるので、同じ人数であっても立食タイプと着席タイプとでは必要とする部屋の大きさは異なります。

⑥パフォーマンスの有無

なにか外注でパフォーマンスをと思っているのであれば、その外注先が指定する条件が必ずあります。演者用の控え室が必要だったり、舞台設営の可否や、準備・撤収時間がとれるかどうかなど、せっかく場所が決まったあとにやっぱりやりたいことができない、となってしまう恐れがあります。できなくなっても良いこともあるかもしれませんが、ビジネスシーンであれば会社の意向として避けることができない企画内容もあるでしょう。事前にパフォーマンスの有無を確認して、その会場で可能かどうかをチェックしておきましょう。

以上のことに注意して会場選びに真っ先に取り掛かりましょう。最近では従業員が多く参加するイベントであれば、オフィス内の会議室や施設を活用してパーティを実施する企業も多く見受けられます。人気の理由は、会場費を浮かせられることで料理やその他経費に予算を多く取れたり、会場の下見などに充てる時間までもを削減することができるからです。

次は、食事の準備!少し多めの手配を心がけて。

ゲストにとって、パーティの醍醐味は食事。印象を左右する項目としては、会場選びに次いで、2番目に重要な項目です。気を付けておきたいことは、丁度の量を手配しないこと。当日のイレギュラーはパーティに付き物です。お客様がみなさま同じ時間に来られるとは限りませんし、予定していなかった方が突然参加されるようなことも十分あり得ます。そんなとき、食事が足りない!なんてことを避けるためにも、もったいないですが少し残るくらいを目安に考えて手配しておきましょう。

ケータリングを頼んで解決!

レストランのオープンを兼ねたパーティであればともかく、食事を自分たちで用意するのは至難の業。ここは、ケータリングを活用しましょう!
一般的なイベント会場では、水回りの設備がなく、その場で調理することができません。しかし、デリバリーでは少し高級感に欠ける、といった場合はケータリングサービスの利用がおすすめです。デリバリーでは食事が到着したその時からどんどん冷めてしまい、遅れて来られたゲストは冷めてしまった料理だけ…ということになってしまいますが、ケータリングであれば、温かい食事は温かい状態で食べられるので、よりおもてなしに注力できます。予算や好みに合わせたプランの提案など、食事の準備において困ったことがあれば協力を仰ぐこともできるので、一度相談してみると良いでしょう。

さいごに

お土産を用意すれば、パーティの最後により一層気持ちよく帰っていただくことができます。たとえば、化粧品の新製品が発表となればそのトライアルセットをお渡しすれば、それが新製品PRのチャンスにもつながります。無形サービスを提供しているような会社であれば、自社ノベルティなどをお土産にしても良いかもしれません。お客様のお帰りの際にも、しっかりとしたおもてなしができれば、会社に対してより良い印象を与えることができるでしょう。悔いのない素敵なパーティのためにも、細やかなサービスを心がけることが重要です。その中で、料理の手配などにおいて何か困ったことがあればぜひお気軽にDelicookにご相談ください!

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