大人数の飲み会幹事必見！スマートな会費の徴収方法を紹介

歓送迎会や決起会、打ち上げ、忘年会、新年会など、大人数での飲み会や宴会は楽しいものですが、幹事を任されるといろいろと大変ですよね。
幹事の仕事の中でも、会費の徴収は特に気を遣うポイントではないでしょうか？
今回は飲み会の幹事が知っておきたい、スマートな会費の徴収方法について紹介します。

スマートな会費の徴収方法

飲み会・宴会の幹事は、日程調整やお店選び、予約、出欠確認、会費の徴収など、やることがたくさんあります。
特に会費の徴収はお金に関わることなので、とても大事な仕事の1つです。
効率良くスマートに会費を徴収するには、どのような方法があるのでしょうか？

飲み会の会費は事前に徴収する

飲み会の会費は、事前に徴収しておくようにしましょう。
もし当日現金で集めてしまうと、お釣りが足りず慌ててしまったり、計算を間違ったりしてしまうかもしれません。
途中で帰った人や酔いつぶれてしまった人がいても、事前に会費の徴収を済ませておけば、支払のときに「会計が合わない！」といったことも避けられるはず。
会費を事前徴収にすると、幹事も参加者も安心して飲み会を楽しむことができるでしょう。

飲み会で便利なアプリを活用する

飲み会で使える、便利な割り勘アプリなどを利用するのもおすすめです。
飲み会参加者のスケジュール調整ができるものや、「上司が多めに払う」「男性が多めに払う」など支払の比率を設定できるものなど、いろんな機能をそなえたアプリが登場しています。
また、計算だけでなく支払や送金ができるアプリもありますよ。
飲み会の人数や状況に合わせて、便利なアプリを活用してみてはいかがでしょうか？

幹事の銀行口座に会費を振り込んでもらう

会費を幹事の銀行口座に振り込んでもらうという方法もあります。
最近ではネットバンキングを利用している人も多く、使っていなかったとしてもコンビニやATMなどで簡単に振り込むことができます。
銀行口座に直接振り込んでもらうと、幹事が現金を管理したり、お釣りを準備したりする手間もかかりません。
飲み会当日はクレジットカードで支払うと、幹事にポイントやマイルがたまるのもメリット。
「自分だけポイントをもらって、得しても良いのかな？」と思う人もいるかもしれませんが、幹事の特権として受け取りましょう！

スマートに会費を徴収するコツ

会費徴収では「あの人からまだお金を貰っていない…」「集めた会費だけでは足りない！」といったトラブルが起きることも。
会費を集めるときには、どんなポイントに注意しておくべきなのでしょうか？
それでは、スマートに会費を徴収するためのコツをチェックしておきましょう。

飲み会後の会費徴収はできるだけ避ける

飲み会後に会費を徴収するのは、できるだけ避けるようにしましょう。
宴会から時間が経ってしまうと、参加者たちも飲んだ記憶やお金を払うことに対する責任感が薄れてきてしまうことも。
また幹事が立て替て支払ったとしても、会社が違う人や遠方に住んでいる人などからは、なかなか回収できないかもしれません。
事前に徴収するのがベストですが、どうしてもできなかった場合は、できるだけ早く事後徴収することが大切です。

大人数の飲み会では1人で会費を徴収しない

大人数の飲み会・宴会の場合、1人で会費を徴収するのはとても大変です。
たとえば100人参加する飲み会で、幹事1人だけで会費を集めていると、とてつもない時間と手間がかかってしまいます。
部署、島、列など、それぞれのグループで手伝ってくれる人にお願いして、手分けしながら徴収すると負担が軽くなるはずですよ。

少し多めに徴収しておく

実際にかかる金額より少し多めに集めることも、スマートに会費を徴収するコツです。
飲み会では誰かが勝手に追加オーダーをしたり、プレゼント代やレクリエーション代などが発生したりすることもあります。
そのため、予算が4000円の場合は4500円など、少し多めに徴収しておくと安心です。
飲み会終了後は、参加者にキャンセル状況や追加費用の有無などの会計報告をして、余ったお金があれば使い道まで知らせるようにすると、誠実な印象を与えられるでしょう。

大人数の飲み会では、当日バタバタしないように、事前に会費を徴収しておきたいところ。
便利な割り勘アプリを使ったり、幹事の銀行口座に会費を振り込んだりしてもらう方法もありますよ。

「幹事を任されたけど、お店選びや予算に悩む…」という場合は、ケータリングを利用してみてはいかがでしょうか？
ケータリングなら「誰かが勝手に追加注文して、集めた会費より高くなってしまった」という心配もありません。
レンタルルームや会社の食堂、会議室などを利用すれば、自分たちだけのアットホームな空間で飲み会を楽しむことができるでしょう。
大阪のケータリング・オードブルデリバリーDelicook（デリクック）では、ご利用シーンに合わせたケータリング料理をお届けしています。
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宴会の幹事を任されたら、ぜひお気軽にケータリングのDelicookまでご相談ください♪