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ケータリング 大阪 Delicookケータリングコラム飲み会の幹事の仕事とは?当日までにやっておきたいことを紹介

飲み会の幹事の仕事とは?当日までにやっておきたいことを紹介

2022.6.20

飲み会ではじめて幹事を任されると「何をどうすればいいの?」「当日までにやるべきこととは?」と悩んでしまうこともあるでしょう。
今回は、飲み会の幹事が当日までにやっておきたい仕事について紹介します。

飲み会の幹事になったら早めに動き始めよう

飲み会の幹事を任されたら、早めに動き始めることが大切です。
ギリギリになって準備をはじめると「参加者が集まらなかった」「お店の予約が取れなかった」など、残念なことになってしまう可能性も。
幹事は意外とやることが多いので、遅くても1ヶ月前には準備を始めるようにしましょう。
飲み会を成功させるには、早めの準備が肝心ですよ♪

飲み会の幹事が当日までにやっておきたい仕事は?

「はじめて飲み会の幹事を任されたけど、何をしていいのか分からない…」と、頭を抱えている人もいるかもしれません。
ここでは、飲み会の幹事が当日までにやっておきたい仕事について紹介します。

参加者の日程調整

飲み会の予定が決まったら、最初に参加者の日程調整をしましょう。
まずは管理職や主役の予定を聞いて候補日を3~4日ほどに絞り、他の参加者にスケジュールを確認すると、スムーズに日程が調整できますよ。
日程調整については、回答締切日を設定しておくと「出欠の返信が来ない」という場合でも催促しやすくなります。
飲み会の日程調整ができるアプリなど、便利なツールを利用するのもおすすめです。

お店選び

日程調整をして参加者の人数が把握できたら、お店選びをします。
会場は会社や駅の近くなど、アクセスが良く分かりやすい立地のお店がおすすめ。
目的に応じて、食べ飲み放題で3000~4500円ほどのプランがあるお店や、ドリンク・料理の種類が豊富なところを選ぶと良いでしょう。
お店選びに困ったら1人で悩まず、先輩や幹事の経験がある人に尋ねてみると、過去に行って評判が良かったお店などについてアドバイスを貰えるはずですよ。

お店の下見

お店に行かなくてもネットで予約できる時代ですが、実際に行ってみると「ちょっと想像と違うかも…?」と残念なことになるケースも。
店内BGMの音量や照明の明るさ、座席のスペース、料理やドリンクの提供時間などは、行ってみないと分からないことも多いので、予約する前に下見をしておきましょう。

お店の予約

お店の予約は、できるだけ早めに押さえておきましょう。
宴会シーズンになると他の団体予約が入って、希望の日時に席が取れない可能性もあります。
人気店だと1ヵ月前には予約がいっぱいになることもあるので、2ヶ月前には動き出した方がいいかもしれません。
たとえ少人数の飲み会でも、予約は早めがマストです。

最終の出欠確認

「参加予定だった人が急にキャンセルになった」「飲み会の存在を忘れている人がいた」というケースも珍しくありません。
ドタキャンする人が出るとお店にも迷惑がかかるので、前日までに最終の出欠確認をしておきましょう。
キャンセル規定がある場合は、お店の予約ができたタイミングで参加者に「〇日以降のキャンセルにはキャンセル料がかかる」と伝えておくと、お金のトラブル防止にもなりますよ。

会費の徴収

会費の徴収は、飲み会の前に済ませておくのがベター。
飲み会当日に会費を集めると、お釣りが足らずにバタバタしたり、会費が徴収できなかったりすることも。
事前に集金しておくと、余裕を持ってお金の確認ができるので、当日もスムーズに会計できるでしょう。
清算が簡単にできる割り勘アプリなどもあるので、便利なツールを使ってみるのもおすすめです。

席順の決定

幹事になったら、飲み会当日の座席も考えておきましょう。
部屋の作りにもよりますが、一般的に入り口に最も近い席は下座になるので、そこには幹事が座ります。
入り口から最も遠い席が上座になるので、目上の人や主役などに座ってもらいましょう。
飲み会の目的によっては上座・下座で決めるのではなく、くじ引きで決めたり、途中で席替えをしたりすると、社員同士のコミュニケーションが自然と生まれやすくなりますよ。

二次会候補のお店選び

事前に二次会に使えそうなお店をチェックしておくと、一次会が終わったあともスムーズに移動できるでしょう。
予約までは必要ありませんが、2、3店ほど目星をつけておくと「デキる幹事」と思われるはずですよ。
一次会で利用する会場の下見をするときに、近くにあるお店も同時にチェックしておきましょう。

飲み会の幹事を任されたら、当日までに今回紹介したポイントをやっておきましょう。
幹事としての仕事や段取りがきちんとできていると、職場での評価アップも間違いなしですよ♪
「お店選びに悩んでいる」「会社の会議室を使ってアットホームな会を企画したい」という場合は、ケータリングの利用もおすすめです。
大阪のケータリングDelicook(デリクック)では、利用シーンに合わせたオシャレでおいしいケータリング料理をお届けしています。
1,500円のリーズナブルなプランから、お客様オリジナルのケータリングプランなども取り揃えているので、ぜひチェックしてみてくださいね♪

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