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パーティーの失敗あるある!2019.9.1

パーティーの失敗あるある!

こんにちは、Delicookです。まだまだ世間では浸透率の低いケータリングサービスですが、昨今じわじわと利用者は増加傾向にあります。利用する人が増えれば、その分予想外のハプニングなどで失敗に終わってしまった苦い思い出を持っている人もいるのではないでしょうか。今回はそんなパーティの失敗あるあるとその予防策をご紹介していきたいと思います。これから利用する方は、あるある経験談をご参考にしていただきぜひとも大成功のパーティを実現してほしいと思います。ケータリングのみならず、いろいろな場面での幹事は、いつも臨機応変に判断する必要があります。人数のこと、会場のことなど疑問はすっきりと解消して、思いっきりパーティを楽しみましょう!

失敗を防ぐ心得

何事も幹事はいろいろなハプニングに冷静に対処することを求められます。故意ではなくとも、人がたくさん集まればそれだけでトラブルはつきものです。柔軟に対応できる状況にしておけば、当日のイレギュラーに対応できるでしょう。しっかりとプランを立てておくことも、もちろん大切ですが、多少の変更がきく程度に留めておくことがトラブル解決への近道となるでしょう。

人数把握が最重要課題

その中でも特にあるある!な失敗談といえば、人数に関するトラブルです。シチュエーションに限らずですが、社内の打ち上げや学校の保護者会など、団体でのパーティにおける幹事になったとき、まず一番最初に把握しておかなければいけないことは〝参加人数〟ですよね。100人参加するパーティと10人程度で集まって食事をする会では、確保する会場の広さに大きな違いが生まれます。また、料理のボリュームもそうですが、そもそもの予算も変わってきますので、一番初めに人数の把握が必要です。

たとえば気心の知れた仲間うちでの食事会であったり、参加者全員が女性であったり、という条件であれば用意する料理に多少偏りがあってもまったく問題ありません。若い年代だらけであれば、ボリュームが多いものや味の濃いものを優先したり、女性だけであれば野菜中心やインスタ映えを意識した料理をセレクトしたりと、むしろ幹事を楽しめるでしょう。しかし、それが50名100名規模の人たちであれば参加する年代がばらばらであることも多く、見当違いなチョイスをしかねません。そうならないためにも、まずはじめにしっかりと参加者を把握しておきたいところですが、結局のところ最後の最後まで不確定要素として残るのが常です。

人数変更によるトラブル回避法!

一番重要である人数確定が実は一番難しいポイントです。仕事でどうしても来れなくなったり、体調を崩したり、あるいはその反対で出張の予定がなくなって突然来れる人が現れたり…当日に近づけば近づくほどにさまざまな理由で人数の変更が起きるケースが多発します。いずれもどうしようもない理由なだけに、幹事として強く参加を促したりすることもできず…。結局のところは、多少の人数変更があっても問題ない!と思えるプランを考えておきたいですよね。

こんなときのケータリング利用!

変更は禁止!とアナウンスしていても、イレギュラーは付き物ですので、むしろ人数変更を想定したプランで準備を進めましょう。そこでおすすめしたいのがケータリングサービス!ホテルビュッフェのように指定した会場に料理を運んで、セッティングから片付けまでを任せられるので、もし万が一トラブルで人手が少なくなっても問題ありません。ある程度ざっくりとした人数でケータリングを予約した上で、立食形式のパーティにしてはどうでしょうか。日程が近づいたところで最終的な人数を伝えればほとんどのケータリング業者では対応してくれます。各業者によって、人数の締め切りが3日前や5日前などさまざまですので忘れずにきちんとチェックしておきましょう。

立食パーティであれば、人数の増減はあまり影響を受けません。居酒屋などの飲食店で予約していると、せっかく参加者が増えてもテーブルや椅子の数の関係で確保できないケースも、立食形式であれば避けられます。きちんとしたテーブルコース料理などであれば確実な人数確定が必要になりますが、立食のビュッフェスタイルであれば食べる人食べない人が各自好きな量をとって食べるので、人数と料理の注文数が違っても大幅に余ったり足りなかったりもほとんどありません。

ケータリング予約時の注意点!

前述にもあったとおり、予約変更締め切り日時は各ケータリング業者によってさまざまのため忘れずに確認しておきましょう。打ち合わせ担当者に最適な方法を相談しておくのも良いですね。また、10人以下のような超少人数での予約や、逆に数百名規模の大人数での予約などの際には予約内容の変更を受け付けていない会社もあります。人数が定まらない場合はその点も融通がきくのかどうか注意しながらケータリング業者を選定するようにしたほうが良いでしょう。

料理のバリエーションが豊富!

参加される年齢層がバラバラだった場合、一番悩まされるのは料理のセレクトですよね。若い人もいるからボリュームは欲しいけど、年齢層が高い方々にはあっさりとしたものが欲しい、お酒好きにはおつまみになるようなものも必要だし、、と全員に満足してもらうことを考えているとキリがありません。飲食店に予約する場合、まずは和洋中どれにするかが課題になります。たとえば和食店にお願いした場合は和食しか出てこないので、メニューにはある程度の偏りが生じます。そこでケータリングサービスを利用することで和洋中の良いところ取りができます。また、1人ずつお皿に盛られた決まった量ではないビュッフェ形式のため、各個人で食べたいものを食べたい量で調整して食べられるのでとても喜ばれます。

飲食店あるあるが解消!

人数に限らずですが、とある飲食店に食事に行った時「注文したドリンクや料理が運ばれてくるのが遅い!」という経験は皆さん一度はあるのではないでしょうか。ほかのお客さんとのタイミングや、スタッフの数などさまざまな要因はありますが上司や取引先がいるシーンなど失敗できないシチュエーションだと場が白けてしまう可能性もあり、絶対避けておきたいところですよね。

ケータリングではその問題が起きる心配もありません。料理は初めからすべて準備ができているため注文の手間も、待つ時間もありません。デリバリーも一度注文してしまえば同じですが、料理が届いたその瞬間から冷め始めてしまうのでたとえば遅れてきた人がいれば温かい状態で食べられるものはないかもしれません。ケータリングは温かいものは温かい状態のままに保持できるようセッティングして提供するのでそういった心配もありません。

予算に関するあるある?!

参加者の満足度ばかり気にしていると気づけば高額に…。なんて結果になりかねないので、幹事たるもの費用には目を光らせておく必要があります。しかし、飲食店で無難に予約したコースでは足らず、参加者の中には酔った勢いでいろいろ単品オーダーをしてしまう人もいて、最終的に予算オーバー!というケースもよくあるようなので気をつけておきましょう。

ケータリングサービスは一見高そうなイメージがあるかもしれませんが、実は一般的なサービス価格は財布に優しいことがほとんどです。1人3000~4000円ほどで飲み放題をつけても5000円以内に抑えられるコースもありますし、何より追加の注文ができないので、一度オーダーしてしまえば最終的に金額がアップすることはあり得ません。ただし数点、注意点があるので、そこだけは気を付けておきましょう。

注意その①飲み物メニュー

各ケータリングサービスによって、料理プランはさまざまです。初めから飲み放題がついているものがあったり、飲み放題のお酒の種類を豊富にするには追加料金が必要だったりと、きちんとどこまでがプランに含まれているのかしっかり確認をしたうえで、オーダーしましょう。

注意その②出張スタッフに関する費用

ケータリングサービスには、各業者によって異なりますが、ドリンカーのスタッフや食事を給仕してくれる出張スタッフが付く場合があります。しかし、それらは無料/有料があるので、出張スタッフ1人につきいくら費用がかかるのか把握しておくことが必要です。

さいごに

大規模なパーティであればあるほど、トラブルやイレギュラーは付き物です。しかし、一番大切なのは幹事本人もしっかりと楽しむことですね。いろいろと当日の進行であったり、それまでの準備であったりと幹事の方は終わるまで大忙しだと思いますので、なおさら食事の用意は不要で手ぶらで会場入りができるケータリングサービスは、大忙しの幹事様にぴったりのサービスではないでしょうか。うまくトラブルを回避してパーティを大成功に収めましょう!

 

 

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