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ケータリング 大阪 Delicookケータリングコラム意外と知らない名刺交換の基本マナー

意外と知らない名刺交換の基本マナー

2020.6.24

ビジネスシーンはもちろん、レセプションパーティーや異業種交流会など、様々な場面で名刺交換は行われます。
名刺交換は初対面で行われるものなので、きちんとマナーが守られているかどうかは、その人の第一印象を大きく左右します。
この記事では、なかなか自分のマナーを見直す機会がない名刺交換の正しい行い方や、注意したいポイントなどを紹介します。

名刺交換の順番

名刺交換をする順番は、その場にいる人数や状況によって変わります。
正しい順番を知り、さまざまな場面に対応できるようにしておきましょう。

1対1で名刺交換をする

名刺交換は基本的に、目下の人から目上の人に先に名刺を差し出します。しかしビジネスでの営業活動においては、年齢や肩書などに関わらずお金を出す側(発注側)が目上、お金を貰う側(受注側)が目下となるので覚えておきましょう。

複数人で名刺交換をする

複数人で名刺交換をする場合は、役職が高い人から行います。
例えば、自分達が先方へ出向いていると仮定して、自社の部下(自分)、自社の上司、先方の部下、先方の上司の4人で名刺交換をするとします。
この場合は、①先方の上司と自社の上司、②先方の部下と自社の上司、③自分と先方の上司、④自分と先方の部下という順番になります。

名刺交換の基本マナー

名刺交換の順番が分かったところで、名刺交換の基本的なマナーを確認していきましょう。

名刺を交換するときの位置

まず基本的に、名刺交換は立って行います。座って相手の到着を待っていた場合、相手の姿が見えたら立ち上がって出迎えるようにしましょう。
挨拶を交わしたら、テーブル越しではなく相手側に回り込んで名刺を渡します。

事前に名刺を準備しておく

交換するときに慌てないように、名刺は事前に相手の人数分を取り出して準備しておきましょう。名刺入れのふたや、下に置いておくとスムーズですよ。

名刺を差し出す

名刺を差し出すときは胸の高さで持ち、相手に対して正面から両手で手渡します。名刺の向きは、相手から見て読みやすい向きで渡すようにしましょう。
また手渡すときは「〇〇社の××××です」と名乗り、お辞儀をします。名前はフルネームで伝えた方が、丁寧な印象を与えることができますよ。

もし目上の相手から先に名刺を差し出された場合は、「申し遅れました」と伝えてすぐに自分の名刺を差し出すようにしましょう。

名刺を受け取る

相手から名刺を受け取るときは「頂戴いたします」「よろしくお願いします」などの言葉を添えるようにしましょう。受け取った名刺は、胸より高い位置でキープします。また受け取るときは、相手の名前や会社のロゴに指がかからないように注意してください。

名前の読み方が分からない場合は、ここで確認しておきましょう。「珍しいお名前ですね」「素敵なお名前ですね」などの一言を添えると、場の雰囲気も和らぎますよ。

テーブルの上に名刺を並べる

交換した名刺は、自分の名刺入れの上に置いてテーブルの上に並べておきましょう。
交換した名刺をすぐに名刺入れにしまったり、話の最中にテーブルの上で不必要に触ったりするのはマナー違反なので注意してくださいね。テーブルの上に資料が広がっていて名刺を置くスペースがないようであれば、一礼して名刺入れにしまいます。

複数人と交換した場合は、一番高い役職の人の名刺を名刺入れの上にのせて、他の人の名刺はテーブルの上に置くようにします。このとき相手が座っている順番に名刺を並べておくと、顔と名前を憶えやすくなりますよ。

名刺をしまうタイミング

相手が自分の名刺を出しているのに、自分だけ交換した名刺をしまうのは失礼になります。名刺をしまうタイミングは、周りの人と合わせて判断しましょう。

名刺の管理

名刺は相手の名前や連絡先、会社の情報などが記載されている大切なものです。名刺フォルダなどに入れて、しっかり管理するようにしましょう。
帰社後に打ち合わせした日付や会話の内容、相手の特徴などのメモも記録しておくと、次回会ったときにさらに役立てることができるでしょう。

名刺が不要になった場合は、シュレッダーにかけるなどの配慮をして処分しましょう。

名刺が不足した場合

名刺が不足してしまったら、「申し訳ございません、名刺を切らしておりまして」とお詫びし、相手から名刺を受け取るときに口頭で社名と名前を伝えるようにしましょう。次に会ったときは、必ず自分から名刺を差し出すようにします。
名刺が足りないことがないように、会う予定の人数よりも多めに準備しておくと安心ですよ。出張のときなどは、特に余裕をもって用意しておきましょう。

名刺交換のタイミングを逃したら?

名刺を出し忘れたり、遅れて来たりして名刺交換のタイミングを逃した場合は、帰る前に「恐れ入りますが、お名刺を一枚頂戴できますか?」と伝えましょう。名刺交換を申し入れることはマナー違反ではないので、名刺を交換したい場合は伝えるようにしましょう。

名刺は、ビジネスマンにとって「顔」です。名刺交換は自分のことを知ってもらう第一歩であると同時に、相手の「顔」は丁寧に扱うことが大切です。相手に敬意を持った行動を心がけて、信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう!

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